En ce qui concerne le lieu en lui-même, il s’agit de l’hôtel de ville de Venon, qui met une partie de ses locaux — les meilleurs — à disposition des délégations membres du conseil. Lesquelles peuvent aussi profiter d'une suite dans le meilleur hôtel de la ville. Hôtel qui a vu son standing s'améliorer considérablement depuis qu'il a été racheté par le groupe hôtelier Olaf, groupe administré par l'inénarrable demoiselle Olaf, jeune femme pétulante et haute en couleur bien connue de ceux qui s'intéresse au monde néogallouèsant. Enfin, ce qu'il faut retenir c’est que la création de ce Conseil, outre qu'il permet une meilleure communication entre tous ses membres est aussi une opportunité majeure pour cette ville minière en déclin du Nord de Barbery qu'est Venon, ville lourdement impactée par l’Incident du Dakora, de retrouver du dynamisme et une image bien meilleure au nation comme à l'international.
Sur le plan de l’organisation formelle, les discussions se font à bâtons rompus et chacun peut aborder le sujet qu’il souhaite. Les réunions sont cependant privées afin de s'assurer de pouvoir sereinement parler des sujets sensibles. Il n'y a pas d'horaire et pas de contraintes, un personnel discipliné et dévoué servant boisson et repas à tout heure du jour et de la nuit, faisant les chambres sur demande et portant les messages et autres menus services est disponible à discrétion pour tous toutes les membres de chacune des délégations. Notons enfin, parce que c'est une obligation contractuelle de le faire savoir, que le personnel est gracieusement fourni par les bons soins de la Compagnie Olaf.
