La rencontre eut lieux le 16 Mars 2011, mais l'arrivée des délégations Teylaise et miridienne fut programmée pour la veille dans la soirée. Ce n'était pas par hasard, puisque autant le Miridian n'avait un fuseau horaire décalé de seulement quelques heures, celui de Teyla était diamétralement opposé et il fallait veiller à laisser s'accoutumer les représentants (qui comptaient après tout la Reine elle même et deux éminents ministres). La rencontre aurait lieu le lendemain matin à 10h, ce qui donnerait l'impression au teylais d'avoir fait une généreuse grasse matinée tout en n'étant qu'une matinée standard pour les miridians.
L'arrivée des avions diplomatiques se fit sans encombre, survolant les forêts de Sylva. Libre au passager de constater l'agencement des villes, aux bâtiments très diffus et enfoncés dans les forêts plutôt que regroupés sur une surface bétonnée compact. Les sylvois étaient en adoration devant les arbres et il n'était pas envisageable de priver de leur vue même les citadins.
Une fois posé au sol tour à tour, les deux délégations eurent le même accueil : tapis rouge, colonne de gardes en tenue de parade colorée avec de belles capes brodées au drapeau sylvois, et la Duchesse Alexandra Boisderose accompagnée de sa fille la ministre des affaires étrangères, Matilde.
Les accueils furent chaleureux, ponctués d'orchestre interprétant tour à tour l’hymne de Sylva et des invités. Après des présentations protocolaires, les invités furent conduits à leurs appartements attitrés pour leur séjour afin de se reposer et éventuellement effectuer les derniers préparatifs avant de les discussions. Chambre, salles de toilette et restaurants accessibles étaient à la hauteur des invités de marques, dans un style typiquement sylvois mêlant pierres et bois.
Une fois bien reposé et éventuellement rassasié d'un petit déjeuner abondant, la rencontre débuta le lendemain. En plus de tous les domestiques, experts, greffiers et autres fonctionnaires, les représentants sylvois comptaient la Duchesse Alexandra, la ministre des affaires étrangères Matilde, et la directrice du Secteur Aéronautique Sylvois Chloé, toutes des Boisderose. Là, la Duchesse prit en premier la voix.
-Bonjour à tous, j'espère que vos voyages se sont déroulés selon vos attentes et que l'accueil que nous vous avons réservé aura su vous convenir.
Nous discuterons aujourd'hui comme vous le savez de l'éventualité d'une collaboration dans le domaine spatial entre nos trois nations, et des modalités impliquées. Plus précisément, nous discuterons en trois plans :
D'abord un tour de table ou chacun exprimera ses objectifs, moyens et exigences sur la question.
Puis un échange afin de coordonner tous les points évoqués et mettre en évidence les axes que nous pourrons adopter. Ce sera sûrement la parti la plus longue, qui nécessitera tout aussi certainement des compromis. Nos objectifs vont varier, nous devons en avoir conscience, il sera tout naturel que chacun veille à ses intérêts, et de ça nous devrons nous mettre d'accord.
Et finalement une fois que le gros de la discussion sera réglé, nous formaliserons cette affaire et détaillerons les derniers points de notre coopération.
Si j'ai été claire, je vais à présent vous laisser à tour de rôle aborder le premier point et définir vos positions et vos états finaux recherchés.
Là, la Duchesse n'en ajouta pas plus et laissa la parole à ses invités.